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Datenschutzerklärung

Für uns - die WIST Steiermark - ist das Vertrauen der BewohnerInnen in den von uns praktizierten Datenschutz, GeschäftspartnerInnen, VeranstaltungsbesucherInnen und MitarbeiterInnen von wesentlicher Bedeutung, weshalb wir großes Augenmerk auf einen sicheren und sensiblen Umgang mit allen Daten legen.

Daher gelten für die WIST Steiermark folgende Prinzipien:

  • Die gesetzlichen Regelungen zum Datenschutz werden konsequent umgesetzt.
  • Wir orientieren uns an den internationalen Standards der Informationssicherheit.
  • Wir legen größten Wert darauf, dass unsere Regelungen bezüglich des Datenschutzes für alle Beteiligten transparent und verständlich sind.

Wir verarbeiten personenbezogenen Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden Bestimmungen.

Kontaktdaten der Verantwortlichen:

WIST-Wirtschaftshilfe für Studierende Steiermark

Moserhofgasse 34

8010 Graz

Tel.: +43(316)8366660

Fax: +43(316)836666-30

E-Mail: verwaltung@wist-steiermark.at

ZVR: 929181607

1. Zielsetzung und Geltung dieser Datenschutzerklärung

Jedermann hat, insbesondere auch im Hinblick auf die Achtung seines Privat- und Familienlebens, Anspruch auf Geheimhaltung bzw. achtsame Verwendung seiner personenbezogenen Daten, soweit ein schutzwürdiges Interesse daran besteht.

Diese Datenschutzerklärung ist für alle MitarbeiterInnen und FunktionärInnen der WIST Steiermark bindend. Sie gilt für den Umgang mit allen personenbezogenen Daten, insbesondere Daten von BewohnerInnen, GeschäftspartnerInnen, VeranstaltungsbesucherInnen und MitarbeiterInnen.

2. Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung

  • Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist nur dann rechtmäßig, wenn mindestens eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt ist:
  • Die Verarbeitung der Daten ist für Zwecke vorvertraglicher Aktivitäten oder der Vertragserfüllung erforderlich.
  • Die Verarbeitung wird durch eine Rechtsvorschrift angeordnet oder erlaubt. • Der/die Betroffene hat seine Einwilligung erteilt.
  • Die Verarbeitung dient der Wahrung eines berechtigten Interesses, z.B. der Durchsetzung offener Forderungen.

Nur MitarbeiterInnen der WIST Steiermark, die explizit mit der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung bestimmter personenbezogener Daten betraut werden, sind hierzu im Rahmen der Erfüllung ihrer Aufgaben befugt.

Es ist jedem/jeder MitarbeiterIn und FunktionärIn der WIST Steiermark strikt untersagt, personenbezogene Daten für private Zwecke zu nutzen oder sie Unbefugten zugänglich zu machen.

3. Auftragsdatenverarbeitung

Bei einer Datenverarbeitung im Auftrag der WIST wird ein(e) AuftragsverarbeiterIn (ehemals „DienstleisterIn“) mit der Durchführung der Datenverarbeitung beauftragt, ohne dass ihm die Verantwortung für den zugehörigen Geschäftsprozess übertragen wird. Somit sind bei der Auftragserteilung folgende Maßnahmen zu befolgen:

  • Es bedarf eines schriftlichen Vertrages, in dem die Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit sowie diesbezügliche Kontrollrechte vereinbart sind und festgehalten ist, dass die Daten nur nach den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden dürfen.
  • Sollen die Daten außerhalb Österreichs verarbeitet werden, muss der/die AuftragnehmerIn ein dieser Richtlinie adäquates Datenschutzniveau garantieren.

4. Übermittlung personenbezogener Daten

Die Weitergabe von personenbezogenen Daten an einen Dritten bedarf einer rechtlichen Grundlage. Diese kann sich auch aus der Erfüllung einer vertraglichen Verpflichtung gegenüber dem Betroffenen oder aus seiner Einwilligung ergeben. Vor der Weitergabe von Daten müssen mit dem Empfänger angemessene Datenschutz- und Informationssicherheitsmaßnahmen vereinbart und gewährleistet werden.

Die Übermittlung an staatliche Einrichtungen oder Behörden erfolgt ausschließlich aufgrund jeweils gültiger Rechtsvorschriften.

5. Rechte von Betroffenen

Die Betroffenen haben ein Recht auf Information im Zeitpunkt der Datenerhebung.

5.1. Information über die Erhebung und Verarbeitung von Daten

Die WIST verarbeitet jene personenbezogenen Daten, die ihr die BewerberInnen, NutzerInnen der Website als BewohnerInnen und/oder als InteressentInnen durch Angaben, etwa im Rahmen einer Anfrage oder im Rahmen des Abschlusses eines Benützungs- oder Mietvertrages, zur Verfügung stellen. Wesentliche Rechtsgrundlage dafür ist das Studentenheimgesetz in der geltenden Fassung.

Es werden folgende personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet:

  • Bewohnerstammdaten:
  • Titel, Vorname, Name
  • Geschlecht
  • Geburtsdatum
  • Adressen (PLZ, Ort, Anschrift)
  • E-Mail-Adressen • Telefonkontaktdaten
  • Weitere personenbezogene Daten, insbesondere Daten besonderer Kategorien (sensible Daten):
  • Bankverbindung (IBAN,BIC)
  • Geburtsname
  • Familienstand
  • Staatsbürgerschaft
  • Sozialversicherungsnummer
  • Einkommensnachweise 
  • Schul- und Reifeprüfungszeugnisse
  • Meldezettel
  • Matrikelnummer
  • Name der Universität
  • Studienrichtung und Anzahl der Semester
  • Informationen aus dem Studienbuchblatt
  • Inskriptionsbestätigungen
  • Studienerfolgsnachweise
  • Meldezettel
  • Erforderliche Informationen über allfällige Studienzeiten an anderen Universitäten
  • Ärztliche Bestätigungen und Atteste
  • Garantieerklärungen von Firmen
  • UID
  • Firmenbuchnummer
  • Fotos und Videos von Veranstaltungen

Die Datenverarbeitung erfolgt zu nachstehenden Zwecken:

  • Verarbeitung und Übermittlung von Daten im Rahmen der generellen Tätigkeit der WIST, nämlich der Abwicklung von Bewerbungen ,Vergabe von Heimplätzen und Gastplätzen und Tiefgaragenplätzen
  • Vorschreibung und Abrechnung des Bestandsentgelts
  • Verarbeitung und Übermittlung von Daten im Rahmen der Verwaltung der Studierendenwohnhäuser
  • Abwicklung von Instandhaltungs- und Sanierungsmaßnahmen • Verarbeitung und Übermittlung von Daten im Rechnungswesen
  • Einrichtung eines Internetaccounts über den VC Graz
  • Verarbeitung und Übermittlung von Daten im Rahmen einer Geschäftsbeziehung mit Kunden und Lieferanten • Bearbeitung von Verlängerungsanträgen
  • Mitgliederverwaltung
  • Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen
  • Erlassung von Geschäftsordnungen und Organisationshandbüchern
  • Verarbeitung und Übermittlung von Daten im Rahmen des Einsatzes neuer ITLösungen
  • Aussendung von Einladungen, insbesondere im Rahmen der Konzertreihe „WISTJazz“.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitungen sind:

a) erteilte Einwilligungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als InteressentIn zu unserem Angebot und/oder

b) Datenbekanntgaben im Zusammenhang mit dem Abschluss eines Benützungsvertrages bzw. dessen Verlängerung, sodass wir die weitere Betreuung der BewohnerInnen abwickeln können, somit im Rahmen der Vertragsanbahnung- und –erfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und/oder

c) gesetzliche Verpflichtungen gemäß Art 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, wie gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, Durchführung und Verwaltung von Benützungs- und Gastverträgen bzw. Objektbetreuung und/oder

d) Informationsschreiben gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, damit die WIST die BewohnerInnen laufend betreuen kann.

Personenbezogene Daten werden an Dritte nur weitergegeben bzw. übermittelt, wenn dies zum Zwecke der Vertragserfüllung oder zu Abrechnungszwecken erforderlich ist oder die NutzerInnen unserer Webseite und/oder BewerberInnen oder BewohnerInnen zuvor eingewilligt haben.

Unter anderem können im Zuge von WIST-Veranstaltungen Fotos angefertigt werden, die auf der Homepage www.wist-Steiermark.at bzw. im Periodikum „WIST aktuell“ oder anderen Publikationen der WIST nach zuvor erfolgtem diesbezüglichen Hinweis auf der jeweiligen Einladung verwendet werden.

Die Löschung der gespeicherten personenbezogenen Daten erfolgt, wenn die NutzerInnen der WIST-Webseite und/oder InteressentInnen, BewerberInnen oder BewohnerInnen die erteilte Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, sofern die Daten zur Erfüllung des mit der Speicherung verfolgten Zwecks nicht mehr erforderlich sind, oder wenn die Speicherung aus sonstigen gesetzlichen Gründen unzulässig ist bzw. wird. Daten für Abrechnungszwecke, buchhalterische Zwecke und zur Wahrung sonstiger gesetzlicher Verpflichtungen (Dokumentationspflichten) werden von einem Löschungsverlangen nicht berührt.

5.2. Offenlegung der Daten und Übermittlung

Die Daten werden gemäß den gesetzlichen Vorschriften folgenden externen Einrichtungen bzw. Behörden offengelegt:

a) Behörden (z.B.: Finanzamt, Melde- und Strafverfolgungsbehörden)
b) Gerichte
c) Förderungsstellen (z.B.: Bundesministerium oder Amt der Landesregierung)
d) Sozialversicherungsträger (z.B.: GKK)
e) Rechtsvertreter (Anwälte, Notare, Steuerberater etc.)
f) Kreditinstitute
g) Dienstleister(z.B.: ProfessionistInnen, AuftragsverarbeiterInnen, ITDienstleisterInnen etc.)

Die Daten werden insbesondere auf Basis folgender Rechtsgrundlagen übermittelt:

a) auf Grund der erteilten Einwilligungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als InteressentInnen im Rahmen einer Registrierung zum WIST- Angebot und/oder

b) die Datenbekanntgabe im Zusammenhang mit dem Abschluss eines Benützungsvertrages, sodass die weitere Betreuung abgewickelt werden kann, sohin gemäß Vertragsanbahnungund –erfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und/oder

c) gesetzliche Verpflichtungen gemäß Art 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, die erfüllt werden müssen, wie gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, Durchführung und Verwaltung von Mietverhältnissen und/oder

d) Informationsschreiben gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, damit die BewohnerInnen laufend betreut werden können.

5.3. Datenaufbewahrung, Datenzugriff und Datensicherheit

Die Daten werden bis zur Beendigung der Geschäftsbeziehung oder bis zum Ablauf der geltenden Garantie-, Gewährleistungs-, Verjährungs- und gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten; darüber hinaus bis zur Beendigung von allfälligen Rechtsstreitigkeiten, bei denen die Daten als Beweis benötigt werden, in personenbezogener Form gespeichert und aufbewahrt.

Zugriff auf die Daten haben die jeweils mit der Abwicklung und dem Prozess befassten Personen der WIST. Dies sind:

  • Vorstand, Präsidium und Rechnungsprüfer
  • MitarbeiterInnen der WIST Steiermark
  • IT-Verantwortliche der WIST-Steiermark

Die Daten werden vor unberechtigtem Zugriff zum Teil durch verschlüsselte Übertragung, einem Rollenberechtigungskonzept, einem Datensicherungskonzept, beinhaltend organisatorische Maßnahmen für die zugriffsberechtigten Personen und physische Schutzmaßnahmen für die Server, geschützt. Diese Sicherungsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung aktualisiert.

5.4. Geltendmachung der Rechte als betroffene Person

Den betroffenen Personen stehen die nachstehend angeführten Rechte und Rechtsbehelfe zu. Zur Geltendmachung dieser Rechte und bei Fragen veröffentlicht die WIST die nachstehende E-Mail-Adresse:datenschutz@wist-steiermark.at

Gegebenenfalls kann es erforderlich sein, uns die Identität in geeigneter Form nachzuweisen, um auszuschließen, dass unberechtigten Dritten Auskünfte über personenbezogene Daten erteilt werden und/oder unberechtigte Änderungen und/oder unberechtigte Löschungen vorgenommen werden.

Im Falle der Ausübung dieser Rechte hat die WIST unverzüglich, spätestens aber innerhalb eines Monats nach Einlangen von Anfragen dazu Stellung zu nehmen bzw. den Anliegen zu entsprechen bzw. bekanntzugeben, ob und warum die Frist zur Stellungnahme um zwei Monate verlängert wird.

a) Recht auf Auskunft
Die WIST hat auf Verlangen Auskunft zu erteilen, ob sie personenbezogene Daten verarbeitet.

b) Recht auf Berichtigung und Löschung
Sollten von der WIST verarbeitete Daten nicht richtig erfasst worden sein, besteht der Rechtsanspruch, diese unverzüglich richtig zu stellen und/oder zu vervollständigen und/oder einzuschränken

Im Falle, dass eine Verarbeitung der Daten durch die WIST nicht länger gewünscht wird, ersucht die WIST, ihr dies mitzuteilen. Es werden die Daten selbstverständlich umgehend gelöscht, und die Betroffenen darüber informiert. Sollten zwingende rechtliche, insbesondere gesetzliche Gründe einer Löschung entgegenstehen, erfolgt dahingehend umgehend eine Benachrichtigung.

c) Recht auf Einschränkung

  • Die Einschränkung der Verarbeitung von Daten kann verlangt werden, wenn
  • die Richtigkeit der Daten bestritten wird, und zwar für eine Dauer, die es ermöglicht, die Richtigkeit der Daten zu überprüfen;
  • die Verarbeitung der Daten unrechtmäßig ist, statt der Löschung aber eine Einschränkung der Datennutzung verlangt wird;
  • die Daten für den vorgesehenen Zweck nicht mehr benötigt werden; diese Daten aber von Betroffenen noch zur Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen gebraucht werden oder Widerspruch gegen die Verarbeitung der Daten eingelegt wird.

d) Recht auf Datenübertragbarkeit

Auf Verlangen wird die WIST die von ihr erhobenen personenbezogenen Daten an einen von Ihnen bekanntgegeben Dritten übermitteln, wobei die Datenübermittlung in einem gängigen elektronischen Format [z.B.: PDF] erfolgen wird.

e) Widerspruchsrecht

Betroffene haben das Recht aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Die WIST wird in weitere Folge die personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, sie kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Notwendigkeit der Verarbeitung nachweisen, die wichtiger sind als die Interessen, Rechte und Freiheiten, oder die Datenverarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Insbesondere gegen Datenverarbeitungen zum Zweck der Direktwerbung kann jederzeit Widerspruch mit Wirkung für die Zukunft erhoben werden.

f) Beschwerderecht

Sollten Betroffene der Meinung sein, dass die WIST bei der Verarbeitung von Daten gegen österreichisches oder europäisches Datenschutzrecht verstößt, so werden Sie eingeladen, mit der WIST Kontakt aufzunehmen, um allfällige Fragen abklären zu können. Darüber hinaus besteht auch das Recht, sich bei der österreichischen Datenschutzbehörde oder bei einer Aufsichtsbehörde innerhalb der EU zu beschweren.

6. Nutzung der Webseite der WIST Steiermark (siehe Anhang Punkt 10)

7. Organisation des Datenschutzes bei der WIST

Die WIST gestaltet den Datenschutz durch:

  • Umsetzung präventiver Maßnahmen, z.B. Schulungen und Richtlinien,
  • Datenschutzmanagement, also die Sicherstellung der datenschutzkonformen Betriebsabläufe, 
  • Beantwortung von Behördenanfragen,
  • Bearbeitung aller Anfragen zum Datenschutz sowie
  • interne Kontrollen.

8. Sanktionen

Die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien und der geltenden Datenschutzgesetze wird durch die Datenschutzbehörde überprüft. Missbräuchliche Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten wird gemäß den gesetzlichen Bestimmungen geahndet.

9. Publizität

Diese Richtlinie wird im Internet veröffentlicht und gilt ab dem 25.5.2018

10. Anhang: Nutzung der Website der WIST Steiermark

Beim bloßen Betrachten der Webseite der WIST Steiermark werden keine personenbezogenen Daten gespeichert. Wenn auf unseren Seiten personenbezogene Daten erhoben werden, erfolgt dies, soweit möglich, stets auf freiwilliger Basis. Bitte lesen Sie die nachstehenden Datenschutzhinweise. Bedenken Sie, dass Sie das Speichern von Cookies selbst unterbinden und bereits gesetzte Cookies, wenn gewünscht, jederzeit selbst löschen können. Machen Sie gegebenenfalls auch von Ihren Möglichkeiten zur Unterbindung oder Einschränkung der Datenverwendung und Datenverarbeitung durch Dritte Gebrauch.

a) Online.Eingabeformulare

Die Formulare sind zum persönlichen Ausdruck vorgesehen.

b) Cookies

Ein Cookie ist eine Datendatei, die – sofern Ihre Browsereinstellungen das zulassen – von uns auf Ihrem Computer gespeichert wird, wenn Sie unsere Webseiten besuchen oder bestimmte Aktionen vornehmen. Der Cookie enthält Informationen, die wir an Ihren Rechner gesendet haben und speichert bestimmte Einstellungen und Daten zum Austausch mit unserem System über Ihren Browser.

Wir verwenden sogenannte Sitzungs-Cookies (auch „Session Cookies“), die während Ihres Besuches unserer Webseiten gespeichert werden und gelöscht werden, wenn Sie Ihre Browsersitzung beenden. Wir verwenden zudem permanente Cookies, die auch nach Ende einer Browser-Sitzung auf Ihrem Rechner verbleiben. Der permanente Cookie enthält eine Identifikationsnummer, mit der wir Ihren Computer identifizieren können. Wir können damit unsere Services verbessern, wenn Sie unsere Webseiten wiederholt besuchen. Eine Zuordnung von personenbezogenen Daten zu dieser Identifikationsnummer ist uns nicht möglich.

Wenn Sie keine Cookies nutzen möchten, stellen Sie bitte die Cookie-Behandlung in den Sicherheitseinstellungen Ihres Browsers entsprechend ein.

Beachten Sie jedoch, dass bestimmte Cookies notwendig sind, um grundlegende Funktionen der Webseiten sicherzustellen. Einige Seiten unserer Webseiten funktionieren möglicherweise nicht ordnungsgemäß, wenn Sie Cookies nicht akzeptieren. Im Folgenden erfahren Sie auch, wie Sie das Setzen bestimmter Cookies verhindern können.

c) Google

Google Inc. (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA; im Folgenden „Google“) hat sich zur Einhaltung des vom US-Handelsministerums veröffentlichten PrivacyShield-Abkommens zwischen der EU und den USA über die Erhebung, Nutzung und Speicherung von personenbezogenen Daten aus den Mitgliedsstaaten der EU verpflichtet. Google, einschließlich Google Inc. und seiner hundertprozentigen Tochtergesellschaften in den USA, hat durch Zertifizierung (https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt000000001L5AAI) erklärt, dass es die einschlägigen Privacy-Shield-Prinzipien einhält. Dies gilt für alle nachstehend angeführten Dienstleistungen von Google.

d) Google Analytics

Diese Website benutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. ("Google"). Google Analytics verwendet sogenannte "Cookies", Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website (einschließlich Ihrer IP-Adresse) wird an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert.

Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Im Auftrag des Betreibers dieser Website wird Google diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Websitebetreiber zu erbringen. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt.

Wir nutzen die folgenden Google-Analytics-Funktionen für Display-Werbung, das heißt für Remarketing, Berichte zu Impressionen im Google-Display-Netzwerk und Google-AnalyticsBerichte zur Leistung nach demografischen Merkmalen und Interessen. Sie können Google Analytics für Display-Werbung deaktivieren und die Anzeigen im Google Display-Netzwerk anpassen, indem sie die Anzeigeneinstellungen aufrufen oder Sie können dies über den Anzeigenvorgaben-Manager deaktivieren.

Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer BrowserSoftware verhindern. Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich nutzen werden können. Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Website bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren:

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